PM-21 - Maintien d’un registre des divulgations   (Pa--)

Énoncés :

a. Mettre en place les procédures relatives à la divulgation des renseignements personnels et au maintien d’un registre des divulgations, notamment :
1. la date et les détails de la divulgation
2. le poste et l’adresse (ou autres coordonnées) de la personne ou de l’organisation à qui l’information a été divulguée
b. Conserver un registre des divulgations pour la période durant laquelle les renseignements personnels sont conservés ou conformément aux normes de gestion de l’’information de l’organisation
c. Faire en sorte que le registre des divulgations soit accessible sur demande aux personnes à qui se rapportent les renseignements personnels dans la mesure où la divulgation respecte les exceptions citées dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels a
a. Conclure un contrat, un accord d’échange de renseignements ou une entente d’échange de renseignements pour documenter les mesures de protection appropriées avant toute divulgation de renseignements personnels à un autre programme gouvernemental ou à une autre entité du secteur public ou privé

Paramètres :

Discussion :

L’objectif du registre des divulgations est de permettre aux personnes de savoir à qui leurs renseignements personnels ont été divulgués, de fournir une base pour aviser les autres destinataires des renseignements personnels corrigés ou annotés et d’offrir une piste de vérification pour les examens subséquents de la conformité de l’organisation aux conditions applicables aux divulgations. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige généralement que l’organisation obtienne le consentement des individus avant de divulguer leurs renseignements personnels. L’organisation peut utiliser n’importe quel système pour maintenir un registre des divulgations. Si elle peut bâtir un tel système, il conviendra d’utiliser un document dressant la liste de toutes les divulgations et d’y consigner toute l’information requise. Des mécanismes automatisés peuvent être utilisés par les organisations pour déterminer le moment où les renseignements personnels seront divulgués, y compris des services commerciaux qui fournissent des notifications et des alertes. On peut également avoir recours à des registres des divulgations pour aider les organisations à vérifier la conformité aux lois applicables sur la protection de la vie privée et aux politiques qui régissent la divulgation ou l’élimination de l’information, ainsi que les restrictions en matière d’élimination.